20 สูตร Excel พื้นฐานที่คนทำงานต้องรู้ พร้อมตัวอย่างใช้งานจริง

ไม่ว่าจะทำงานบัญชี HR ฝ่ายขาย หรือธุรการ สูตร Excel ที่ใช้จริงในชีวิตประจำวันมีอยู่ไม่กี่สิบตัว ถ้าใช้กลุ่มนี้ได้คล่อง งานส่วนใหญ่จะเร็วขึ้นทันที บทความนี้รวม 20 สูตร Excel พื้นฐานที่คนทำงานต้องรู้ พร้อมตัวอย่างที่นำไปใช้ได้เลย

ทุกสูตรใช้ได้กับ Excel ภาษาไทยเพราะชื่อฟังก์ชันยังเป็นภาษาอังกฤษ และใช้เครื่องหมายจุลภาค (,) คั่นระหว่างค่า

ก่อนเริ่ม: 3 เรื่องที่ต้องรู้เกี่ยวกับสูตร Excel

1. ทุกสูตรขึ้นต้นด้วย = เช่น =SUM(B2:B10)
2. ช่วงข้อมูลใช้เครื่องหมาย : เช่น B2:B10 หมายถึงเซลล์ B2 ถึง B10
3. ล็อกเซลล์ด้วย $ เมื่อลากสูตรแล้วไม่ต้องการให้ตำแหน่งเลื่อน กด F4 ที่การอ้างอิงในสูตรเพื่อสลับระหว่าง A1, $A$1, A$1 และ $A1

กลุ่มที่ 1: สูตรคำนวณพื้นฐาน

1. SUM รวมตัวเลข

=SUM(B2:B10)

รวมยอดในช่วง B2 ถึง B10 ทางลัดคือเลือกเซลล์ใต้ตัวเลขแล้วกด Alt + = Excel จะใส่ SUM ให้อัตโนมัติ

2. AVERAGE หาค่าเฉลี่ย

=AVERAGE(B2:B10)

เซลล์ว่างจะไม่ถูกนับ แต่เซลล์ที่เป็น 0 จะถูกนับรวมในค่าเฉลี่ย

3. MIN หาค่าต่ำสุด

=MIN(B2:B10)

4. MAX หาค่าสูงสุด

=MAX(B2:B10)

5. ROUND ปัดเศษ

=ROUND(B2*0.07, 2)

คำนวณ VAT 7% แล้วปัดเหลือทศนิยม 2 ตำแหน่ง ต่างจากการกดปุ่มลดทศนิยมที่แค่ "ซ่อน" ทศนิยมแต่ค่าจริงยังอยู่ ทำให้ยอดรวมคลาดเคลื่อนได้ ใช้ ROUNDUP ปัดขึ้น และ ROUNDDOWN ปัดลงเสมอ

กลุ่มที่ 2: สูตรนับข้อมูล

6. COUNT นับเซลล์ที่เป็นตัวเลข

=COUNT(B2:B100)

7. COUNTA นับเซลล์ที่ไม่ว่าง

=COUNTA(A2:A100)

ใช้นับจำนวนรายชื่อพนักงานหรือจำนวนรายการ เพราะนับทั้งตัวเลขและข้อความ

8. COUNTIF นับตามเงื่อนไข

=COUNTIF(C2:C100, "บัญชี")

นับจำนวนพนักงานแผนกบัญชี หรือ =COUNTIF(B2:B100, ">=80") นับคนที่ได้คะแนนตั้งแต่ 80 ขึ้นไป ถ้าต้องการหลายเงื่อนไขใช้ COUNTIFS

9. SUMIF รวมตามเงื่อนไข

=SUMIF(C2:C100, "บัญชี", D2:D100)

รวมเงินเดือนของแผนกบัญชี (ช่วงเงื่อนไขก่อน แล้วเงื่อนไข แล้วช่วงที่รวม)

กลุ่มที่ 3: สูตรตรรกะ

10. IF ถ้า...แล้ว...

=IF(B2>=50, "ผ่าน", "ไม่ผ่าน")

ถ้าคะแนนตั้งแต่ 50 แสดง "ผ่าน" ไม่ถึงแสดง "ไม่ผ่าน" ถ้ามีหลายระดับ เช่น ตัดเกรด ใช้ IFS จะอ่านง่ายกว่า IF ซ้อนกันหลายชั้น

=IFS(B2>=80, "A", B2>=70, "B", B2>=60, "C", TRUE, "D")

11. AND / OR หลายเงื่อนไข

=IF(AND(B2>=50, C2>=80%), "ผ่าน", "ไม่ผ่าน")

AND = ต้องจริงทุกข้อ (คะแนนถึงเกณฑ์ และ เข้าเรียนครบ 80%) ส่วน OR = จริงข้อใดข้อหนึ่งก็พอ

12. IFERROR แสดงค่าแทน error

=IFERROR(B2/C2, 0)

ถ้า C2 เป็น 0 จะได้ 0 แทน #DIV/0! ใช้อย่างระวัง เพราะจะซ่อน error ทุกชนิด รวมถึง error ที่ควรรู้ด้วย

กลุ่มที่ 4: สูตรค้นหาข้อมูล

13. VLOOKUP ค้นหาและดึงข้อมูล

=VLOOKUP(A2, สินค้า!$A$2:$D$100, 3, FALSE)

ค้นหารหัสสินค้าใน A2 จากชีตสินค้า แล้วดึงค่าจากคอลัมน์ที่ 3 อย่าลืม FALSE ท้ายสูตร ถ้าขึ้น #N/A อ่าน8 สาเหตุที่ VLOOKUP ขึ้น #N/A และวิธีแก้

14. XLOOKUP ค้นหารุ่นใหม่

=XLOOKUP(A2, สินค้า!A2:A100, สินค้า!C2:C100, "ไม่พบ")

ไม่ต้องนับเลขคอลัมน์ ค้นหาไปทางซ้ายได้ และกำหนดข้อความเมื่อหาไม่เจอได้ในตัว ใช้ได้ใน Microsoft 365 และ Excel 2021 ขึ้นไป อ่านเพิ่มที่ สอนใช้ XLOOKUP พร้อมตัวอย่าง

กลุ่มที่ 5: สูตรวันที่

15. TODAY วันที่ปัจจุบัน

=TODAY()

อัปเดตเองทุกครั้งที่เปิดไฟล์ ใช้คำนวณจำนวนวันค้างชำระ เช่น =TODAY()-B2 (B2 คือวันครบกำหนด) ถ้าต้องการใส่วันที่วันนี้แบบไม่เปลี่ยนอีก กด Ctrl + ;

16. DATEDIF คำนวณอายุหรืออายุงาน

=DATEDIF(B2, TODAY(), "y") & " ปี " & DATEDIF(B2, TODAY(), "ym") & " เดือน"

B2 คือวันเริ่มงาน ได้ผลเช่น "5 ปี 3 เดือน" DATEDIF ไม่ขึ้นในรายการแนะนำสูตรของ Excel แต่พิมพ์ใช้ได้ทุกเวอร์ชัน รหัสที่ใช้บ่อยคือ "y" = ปีเต็ม, "m" = เดือนเต็ม, "d" = วัน, "ym" = เดือนที่เหลือหลังหักปี

17. TEXT แปลงรูปแบบตัวเลขและวันที่

=TEXT(TODAY(), "[$-41E]d mmmm bbbb")

ได้วันที่ภาษาไทยแบบปี พ.ศ. เช่น "9 พฤศจิกายน 2569" (bbbb คือปีพุทธศักราช) หรือ =TEXT(B2, "#,##0.00") เพื่อแสดงตัวเลขมีจุลภาคเมื่อนำไปต่อกับข้อความ

กลุ่มที่ 6: สูตรจัดการข้อความ

18. LEFT, RIGHT, MID ตัดข้อความ

=LEFT(A2, 3)     =RIGHT(A2, 4)     =MID(A2, 4, 2)

ดึงตัวอักษรจากซ้าย จากขวา หรือจากตรงกลาง เช่น รหัสพนักงาน "ACC-2026-015" ใช้ =LEFT(A2, 3) ได้รหัสแผนก "ACC"

19. TRIM ลบช่องว่างเกิน

=TRIM(A2)

ลบช่องว่างหน้า-หลังและช่องว่างซ้อนกลางข้อความ ควรใช้ทุกครั้งก่อนนำข้อมูลที่คัดลอกมาจากที่อื่นไปค้นหาหรือสรุป เพราะช่องว่างเกินคือสาเหตุที่สูตรหาข้อมูลไม่เจอบ่อยที่สุด

20. & และ TEXTJOIN รวมข้อความ

=B2 & " " & C2

รวมชื่อและนามสกุลโดยเว้นวรรคตรงกลาง ถ้าต้องรวมหลายเซลล์และข้ามเซลล์ว่าง ใช้ =TEXTJOIN(", ", TRUE, B2:E2) (Excel 2019 ขึ้นไป)

ตารางสรุป 20 สูตร Excel พื้นฐาน

กลุ่ม	สูตร	ใช้บ่อยในงาน
คำนวณ	SUM, AVERAGE, MIN, MAX, ROUND	รวมยอด ค่าเฉลี่ย VAT
นับ	COUNT, COUNTA, COUNTIF, SUMIF	นับพนักงาน รวมตามแผนก
ตรรกะ	IF, AND / OR, IFERROR	ตัดเกรด ผ่าน/ไม่ผ่าน
ค้นหา	VLOOKUP, XLOOKUP	ดึงราคา ดึงข้อมูลพนักงาน
วันที่	TODAY, DATEDIF, TEXT	อายุงาน วันค้างชำระ
ข้อความ	LEFT / RIGHT / MID, TRIM, & / TEXTJOIN	แยกรหัส ล้างข้อมูล รวมชื่อ

คีย์ลัดที่ช่วยให้เขียนสูตรเร็วขึ้น

• Alt + = ใส่ SUM อัตโนมัติ
• F4 สลับการล็อกเซลล์ $
• F2 เข้าไปแก้สูตรในเซลล์
• Ctrl + ` สลับแสดงสูตรแทนผลลัพธ์ทั้งชีต ใช้ตรวจสูตร
• ดับเบิลคลิกที่มุมขวาล่างของเซลล์ คัดลอกสูตรลงไปจนสุดข้อมูล

คำถามที่พบบ่อย

สูตร Excel ภาษาไทยต่างจากภาษาอังกฤษไหม

ไม่ต่าง Excel ที่ตั้งค่าภาษาไทยยังใช้ชื่อฟังก์ชันภาษาอังกฤษ และใช้จุลภาค (,) คั่นค่าเหมือนกัน ข้อความภาษาไทยในสูตรต้องอยู่ในเครื่องหมายคำพูดเสมอ เช่น "ผ่าน"

ทำไมพิมพ์สูตรแล้วแสดงเป็นข้อความ ไม่คำนวณ

เซลล์ถูกตั้งรูปแบบเป็น Text ไว้ก่อน เปลี่ยนรูปแบบเป็น General แล้วกด F2 ตามด้วย Enter ใหม่ หรืออาจกด Ctrl + ` ค้างไว้ในโหมดแสดงสูตร

ควรเรียนสูตรไหนต่อหลังจาก 20 สูตรนี้

ขั้นถัดไปคือ SUMIFS / COUNTIFS หลายเงื่อนไข, INDEX + MATCH, Conditional Formatting, Data Validation และ Pivot Table ซึ่งเป็นเนื้อหาระดับ Advance

สรุป

20 สูตรในบทความนี้ครอบคลุมงาน Excel ประจำวันของคนทำงานส่วนใหญ่ เริ่มจากกลุ่มคำนวณและนับ แล้วต่อด้วย IF, VLOOKUP และสูตรวันที่ ฝึกกับไฟล์งานจริงของคุณทีละสูตร ไม่นานจะเห็นว่างานที่เคยใช้เวลานานเสร็จเร็วขึ้นมาก

ถ้าอยากเรียนสูตรเหล่านี้อย่างเป็นระบบพร้อมวิทยากรสอน Excel ดูแลใกล้ชิด เริ่มที่หลักสูตรอบรม Excel Basic แล้วต่อยอดด้วยExcel Advance ทีม HR ที่ต้องคำนวณอายุงานและวันลาเป็นประจำ ดูหลักสูตร Excel HR และสำหรับองค์กรที่ต้องการจัดอบรม Excel ให้พนักงานทั้งทีม ดูรายละเอียดอบรม In-house / Online