Pivot Table คืออะไร? สอนทำ Pivot Table ใน Excel ทีละขั้น สรุปรายงานใน 5 นาที

ถ้าทุกสิ้นเดือนคุณต้องนั่งรวมยอดขายตามภาค ตามพนักงาน หรือตามสินค้า ด้วยการกรองข้อมูลทีละแบบแล้วจดตัวเลขลงตารางใหม่ Pivot Table จะเปลี่ยนงานครึ่งวันให้เหลือไม่กี่นาที เพียงลากหัวคอลัมน์วางลงช่องที่ต้องการ Excel ก็สรุปยอดให้ทันทีโดยไม่ต้องเขียนสูตรสักตัว

บทความนี้สอนใช้ Pivot Table ตั้งแต่เริ่มต้น เตรียมข้อมูลให้ถูก สร้างรายงานสรุปตัวแรก จัดกลุ่มตามเดือน ทำเปอร์เซ็นต์ ใส่ Slicer และ Pivot Chart พร้อมวิธีแก้ปัญหาที่เจอบ่อย

Pivot Table คืออะไร

Pivot Table คือเครื่องมือสรุปข้อมูลของ Excel ที่ช่วยรวม นับ หาค่าเฉลี่ย และจัดกลุ่มข้อมูลจำนวนมากให้เป็นตารางสรุปที่อ่านง่าย และพลิกมุมมองได้ทันที เช่น วันนี้ดูยอดขายตามภาค พรุ่งนี้อยากดูตามพนักงานขาย ก็แค่ลากช่องใหม่ ไม่ต้องสร้างรายงานใหม่

เหมาะกับข้อมูลที่มีหลายร้อยถึงหลายแสนแถว เช่น รายการขาย รายการบัญชี ข้อมูลการลาของพนักงาน หรือข้อมูลที่ Export มาจากระบบ

เตรียมข้อมูลก่อนทำ Pivot Table

Pivot Table จะทำงานได้ถูกต้องเมื่อข้อมูลต้นทางเป็น "ตารางข้อมูลดิบ" ที่ดี ตรวจ 5 ข้อนี้ก่อน

1. มีหัวคอลัมน์ 1 แถว และทุกคอลัมน์มีชื่อไม่ซ้ำกัน
2. 1 แถว = 1 รายการ เช่น 1 บิล หรือ 1 รายการสินค้า ไม่มีแถวยอดรวมย่อยแทรกอยู่
3. ไม่มีแถวว่างหรือคอลัมน์ว่างคั่นกลางข้อมูล
4. ไม่ผสานเซลล์ (Merge Cells) ในตารางข้อมูล
5. ชนิดข้อมูลตรงกันทั้งคอลัมน์ คอลัมน์วันที่ต้องเป็นวันที่จริง คอลัมน์ยอดเงินต้องเป็นตัวเลข ไม่ใช่ข้อความ

ตัวอย่างในบทความนี้ใช้ข้อมูลยอดขายที่มีคอลัมน์ เลขที่บิล, วันที่, ภาค, พนักงานขาย, หมวดสินค้า, สินค้า, จำนวน, ยอดขาย, ต้นทุน

เคล็ดลับ: คลิกในข้อมูลแล้วกด Ctrl + T เพื่อแปลงเป็น Table ก่อน เมื่อมีข้อมูลเพิ่ม Pivot Table จะรวมแถวใหม่ให้อัตโนมัติหลังกด Refresh ไม่ต้องแก้ช่วงข้อมูลเอง

วิธีสร้าง Pivot Table ทีละขั้น

1. คลิกเซลล์ใดก็ได้ในตารางข้อมูล
2. ไปที่แท็บ Insert > PivotTable
3. ตรวจช่วงข้อมูล เลือก New Worksheet แล้วกด OK
4. ด้านขวาจะมีแผง PivotTable Fields แสดงรายชื่อคอลัมน์ และพื้นที่ 4 ช่องด้านล่าง

รู้จัก 4 พื้นที่ของ Pivot Table

พื้นที่	หน้าที่	ตัวอย่าง
Rows	หัวข้อที่แสดงเป็นแถว	ภาค, พนักงานขาย
Columns	หัวข้อที่แสดงเป็นคอลัมน์	หมวดสินค้า, เดือน
Values	ตัวเลขที่ต้องการสรุป	ผลรวมยอดขาย, จำนวนบิล
Filters	ตัวกรองทั้งรายงาน	เลือกดูเฉพาะปีหรือภาค

ตัวอย่าง: สรุปยอดขายตามภาคและหมวดสินค้า

1. ลาก ภาค ไปที่ Rows
2. ลาก หมวดสินค้า ไปที่ Columns
3. ลาก ยอดขาย ไปที่ Values

ได้ตารางสรุปยอดขายของทุกภาคแยกตามหมวดสินค้า พร้อม Grand Total ทั้งแนวตั้งและแนวนอน ถ้าอยากดูตามพนักงานขายแทน ก็ลากภาคออกแล้ววางพนักงานขายแทนได้ทันที

เทคนิค Pivot Table ที่ใช้บ่อยในงานจริง

1. เปลี่ยนจากผลรวมเป็นนับ เฉลี่ย หรือค่าสูงสุด

คลิกขวาที่ตัวเลขในพื้นที่ Values เลือก Summarize Values By แล้วเลือก Sum, Count, Average, Max หรือ Min เช่น ลาก "เลขที่บิล" ไปที่ Values แล้วเลือก Count จะได้จำนวนบิลของแต่ละภาค

2. แสดงเป็นเปอร์เซ็นต์ของยอดรวม

คลิกขวาที่ตัวเลข เลือก Show Values As > % of Grand Total จะเห็นทันทีว่าแต่ละภาคมีสัดส่วนยอดขายกี่เปอร์เซ็นต์ หรือเลือก % of Column Total เพื่อดูสัดส่วนภายในแต่ละหมวด

เทคนิคนี้ลากฟิลด์ยอดขายลง Values 2 ครั้งได้ ช่องหนึ่งแสดงยอดเงิน อีกช่องแสดงเปอร์เซ็นต์ อยู่ในรายงานเดียวกัน

3. จัดกลุ่มวันที่เป็นเดือน ไตรมาส หรือปี

ลากคอลัมน์ วันที่ ไปที่ Rows หรือ Columns ใน Microsoft 365 Excel จะจัดกลุ่มให้อัตโนมัติ ถ้าต้องการปรับเอง ให้คลิกขวาที่วันที่ใน Pivot Table เลือก Group แล้วเลือก Months, Quarters หรือ Years ได้หลายระดับพร้อมกัน

ถ้าเมนู Group ใช้ไม่ได้หรือขึ้นข้อความว่า Cannot group that selection แปลว่าในคอลัมน์วันที่มีเซลล์ว่างหรือมีวันที่ที่เป็นข้อความปนอยู่ ต้องแก้ที่ข้อมูลต้นทาง

4. จัดกลุ่มตัวเลขเป็นช่วง

เช่น จัดกลุ่มยอดขายต่อบิลเป็นช่วงละ 5,000 บาท หรือจัดกลุ่มอายุพนักงานเป็นช่วงละ 10 ปี ลากคอลัมน์ตัวเลขไปที่ Rows คลิกขวา เลือก Group แล้วกำหนด Starting at, Ending at และ By

5. เรียงลำดับและดู Top 10

คลิกขวาที่ตัวเลข เลือก Sort > Largest to Smallest เพื่อจัดอันดับ หรือคลิกลูกศรที่หัว Row Labels เลือก Value Filters > Top 10 เพื่อดูเฉพาะพนักงานขายหรือสินค้า 10 อันดับแรก

6. ใส่ Slicer ให้กรองข้อมูลด้วยปุ่ม

คลิกใน Pivot Table ไปที่ PivotTable Analyze > Insert Slicer เลือกช่องที่ต้องการ เช่น ภาค หรือ หมวดสินค้า จะได้ปุ่มกดกรองข้อมูลที่ผู้บริหารใช้งานง่ายกว่าเมนู Filter มาก และถ้ามีวันที่ ใช้ Insert Timeline เพื่อเลื่อนเลือกช่วงเดือนได้

Slicer ตัวเดียวควบคุมหลาย Pivot Table พร้อมกันได้ (คลิกขวาที่ Slicer > Report Connections) จึงใช้ทำ Dashboard แบบง่ายได้ทันที

7. สร้าง Pivot Chart

คลิกใน Pivot Table ไปที่ PivotTable Analyze > PivotChart เลือกประเภทกราฟ กราฟจะเปลี่ยนตามเมื่อกรองข้อมูลหรือกด Slicer เหมาะกับการทำรายงานนำเสนอ

8. เพิ่มคอลัมน์คำนวณด้วย Calculated Field

ต้องการกำไรขั้นต้นโดยไม่แก้ข้อมูลต้นทาง ไปที่ PivotTable Analyze > Fields, Items & Sets > Calculated Field ตั้งชื่อว่า "กำไร" แล้วใส่สูตร = ยอดขาย - ต้นทุน ฟิลด์ใหม่จะใช้ได้เหมือนคอลัมน์ปกติ

อัปเดตข้อมูลใน Pivot Table

Pivot Table ไม่อัปเดตเองทันทีเมื่อแก้ข้อมูลต้นทาง ต้องสั่ง Refresh ทุกครั้ง

• คลิกขวาใน Pivot Table แล้วเลือก Refresh หรือกด Alt + F5
• อัปเดตทุก Pivot Table ในไฟล์ ใช้ Data > Refresh All หรือ Ctrl + Alt + F5
• ถ้าต้องการให้อัปเดตทุกครั้งที่เปิดไฟล์ ไปที่ PivotTable Options > Data แล้วเลือก Refresh data when opening the file

ปัญหาที่พบบ่อยและวิธีแก้

ยอดขายแสดงเป็น Count แทน Sum

เกิดเมื่อคอลัมน์ตัวเลขมีเซลล์ว่างหรือมีตัวเลขที่เป็นข้อความปนอยู่ Excel จึงเลือก Count ให้เอง แก้โดยเปลี่ยนเป็น Sum ด้วย Summarize Values By และล้างข้อมูลต้นทางให้เป็นตัวเลขทั้งคอลัมน์

Refresh แล้วข้อมูลใหม่ไม่เข้ามา

ช่วงข้อมูลต้นทางไม่ครอบคลุมแถวใหม่ แก้ที่ PivotTable Analyze > Change Data Source หรือแปลงข้อมูลเป็น Table ตั้งแต่แรก

ชื่อเดียวกันแต่แยกเป็นสองแถว

เช่น "กรุงเทพ" กับ "กรุงเทพ " (มีเว้นวรรค) หรือ "กทม." ต้องล้างข้อมูลต้นทางให้เป็นค่าเดียวกัน ใช้ TRIM หรือ Find & Replace

คลิกเซลล์ใน Pivot แล้วได้สูตร GETPIVOTDATA

เป็นค่าปกติของ Excel เมื่ออ้างอิงเซลล์ใน Pivot Table ถ้าต้องการอ้างอิงแบบเซลล์ธรรมดา ไปที่ PivotTable Analyze > Options แล้วยกเลิก Generate GetPivotData

Pivot Table กับสูตร SUMIFS ใช้ต่างกันอย่างไร

Pivot Table เหมาะกับการสำรวจข้อมูลและสร้างรายงานสรุปที่พลิกมุมมองได้เร็ว ส่วน SUMIFS และ COUNTIFS เหมาะกับรายงานที่มีรูปแบบตายตัว ต้องการให้ตัวเลขอัปเดตทันทีโดยไม่ต้อง Refresh หรือต้องใส่ผลลัพธ์ลงในฟอร์มที่ออกแบบไว้แล้ว คนทำงานกับข้อมูลเป็นประจำควรใช้ได้ทั้งสองแบบ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Pivot Table

Pivot Table ใช้ได้กับ Excel เวอร์ชันไหน

ใช้ได้กับ Excel ทุกเวอร์ชันที่ใช้งานกันอยู่ รวมถึง Excel สำหรับ Mac และ Excel สำหรับเว็บ เมนูอาจต่างกันเล็กน้อย เช่น Excel รุ่นเก่าจะเรียกแท็บว่า Analyze หรือ Options

รวมข้อมูลจากหลายชีตเป็น Pivot Table เดียวได้ไหม

ได้ วิธีที่แนะนำคือใช้ Power Query รวมข้อมูลจากหลายชีตหรือหลายไฟล์ให้เป็นตารางเดียวก่อน แล้วค่อยสร้าง Pivot Table จากตารางนั้น เมื่อมีไฟล์ใหม่ก็แค่กด Refresh

Pivot Table ทำให้ข้อมูลต้นทางเปลี่ยนไหม

ไม่เปลี่ยน Pivot Table อ่านข้อมูลอย่างเดียว ลบหรือสร้างใหม่ได้โดยไม่กระทบข้อมูลดิบ

สรุป

Pivot Table คือเครื่องมือที่คุ้มค่าที่สุดสำหรับคนที่ต้องทำรายงานสรุปจาก Excel เตรียมข้อมูลให้ถูก ลากฟิลด์ลง Rows, Columns, Values แล้วต่อยอดด้วยการจัดกลุ่มวันที่ เปอร์เซ็นต์ Slicer และ Pivot Chart ก็ได้รายงานระดับผู้บริหารโดยไม่ต้องเขียนสูตร

Pivot Table และ Pivot Chart เป็นหัวข้อหลักในหลักสูตรอบรม Excel Advance ซึ่งสอน Excel แบบ Workshop จากข้อมูลตัวอย่างจริง 2 วัน ถ้าต้องการจัดอบรม Excel ให้ทีมโดยใช้ตัวอย่างข้อมูลแบบเดียวกับงานของบริษัท ดูรายละเอียดอบรม In-house / Online หรืออ่านวิธีเลือกหลักสูตรอบรม Excel สำหรับองค์กร