วิธีทำ Dropdown List ใน Excel ด้วย Data Validation (รวม Dropdown 2 ชั้น)

ไฟล์ Excel ที่หลายคนช่วยกันกรอกมักมีปัญหาเดียวกัน คือคนหนึ่งพิมพ์ "บัญชี" อีกคนพิมพ์ "ฝ่ายบัญชี" อีกคนพิมพ์ "Acc" พอนำไปสรุปด้วย Pivot Table หรือ SUMIFS ตัวเลขก็แตกเป็นหลายกลุ่ม วิธีแก้ที่ต้นเหตุคือทำ Dropdown List ให้เลือกแทนการพิมพ์ ด้วยเครื่องมือ Data Validation ของ Excel

บทความนี้สอนทำ Dropdown ตั้งแต่แบบพื้นฐาน แบบดึงรายการจากตารางที่เพิ่มรายการได้เอง Dropdown 2 ชั้น (เลือกหมวดแล้วรายการย่อยเปลี่ยนตาม) และการใช้ Data Validation ป้องกันข้อมูลผิดแบบอื่น

Data Validation คืออะไร

Data Validation คือการกำหนดกฎว่าเซลล์นั้นรับข้อมูลแบบไหนได้บ้าง เช่น เลือกจากรายการเท่านั้น ตัวเลขระหว่าง 1–100 วันที่ในปีนี้ หรือข้อความไม่เกิน 10 ตัวอักษร ถ้ากรอกผิดกฎ Excel จะแจ้งเตือนหรือไม่ยอมให้บันทึก อยู่ที่แท็บ Data > Data Validation

วิธีที่ 1: Dropdown แบบพิมพ์รายการเอง

เหมาะกับรายการสั้น ๆ ที่ไม่ค่อยเปลี่ยน เช่น สถานะงาน

1. เลือกเซลล์ที่ต้องการทำ Dropdown เช่น D2:D500
2. ไปที่ Data > Data Validation
3. ช่อง Allow เลือก List
4. ช่อง Source พิมพ์รายการคั่นด้วยจุลภาค: รอดำเนินการ,กำลังทำ,เสร็จแล้ว,ยกเลิก
5. กด OK

ข้อเสียคือเมื่ออยากเพิ่มตัวเลือกต้องเข้ามาแก้ใน Data Validation ทุกครั้ง

วิธีที่ 2: Dropdown ดึงจากรายการในชีต (แนะนำ)

1. สร้างชีตชื่อ "รายการ" แล้วพิมพ์รายชื่อแผนกในคอลัมน์ A เริ่มที่ A1 เป็นหัวคอลัมน์ "แผนก"
2. คลิกในรายการแล้วกด Ctrl + T แปลงเป็น Table ตั้งชื่อ Table ว่า tblDept (แท็บ Table Design > Table Name)
3. เลือกเซลล์ที่จะทำ Dropdown ไปที่ Data > Data Validation > Allow: List
4. ช่อง Source ใส่ =INDIRECT("tblDept[แผนก]")

เมื่อเพิ่มแผนกใหม่ต่อท้าย Table รายการใน Dropdown จะเพิ่มตามอัตโนมัติ ไม่ต้องแก้อะไรอีก

ทางเลือก: เลือกช่วงรายการแล้วตั้งชื่อในช่อง Name Box (ซ้ายของแถบสูตร) เช่น DeptList แล้วใส่ Source เป็น =DeptList ก็ได้ แต่ช่วงจะไม่ขยายเองเหมือน Table

วิธีที่ 3: Dropdown 2 ชั้น (Dependent Dropdown)

เช่น เลือก หมวดสินค้า ใน B2 แล้ว Dropdown สินค้า ใน C2 แสดงเฉพาะสินค้าในหมวดนั้น

แบบที่ใช้ได้ทุกเวอร์ชัน: INDIRECT

1. ในชีต "รายการ" ทำคอลัมน์ละหมวด หัวคอลัมน์เป็นชื่อหมวด เช่น คอมพิวเตอร์, อุปกรณ์สำนักงาน และรายการสินค้าอยู่ด้านล่าง
2. เลือกแต่ละคอลัมน์ (เฉพาะรายการสินค้า) แล้วตั้งชื่อช่วงให้ตรงกับชื่อหมวด หรือเลือกทั้งตารางแล้วใช้ Formulas > Create from Selection > Top row
3. B2 ทำ Dropdown หมวดตามวิธีที่ 2
4. C2 ทำ Data Validation > List และใส่ Source เป็น =INDIRECT(B2)

ข้อจำกัด: ชื่อช่วงต้องไม่มีเว้นวรรคและห้ามขึ้นต้นด้วยตัวเลข ถ้าชื่อหมวดมีเว้นวรรค Excel จะเปลี่ยนเป็นขีดล่างให้ ต้องใช้ =INDIRECT(SUBSTITUTE(B2," ","_"))

แบบ Microsoft 365: FILTER + UNIQUE

ถ้ามีตารางสินค้าแบบ 2 คอลัมน์ (หมวด, สินค้า) ในชีต "รายการ" ช่วง A2:B200

1. ในเซลล์ว่าง เช่น รายการ!E2 ใส่ =UNIQUE(A2:A200) ได้รายชื่อหมวดไม่ซ้ำ
2. ในรายการ!F2 ใส่ =FILTER(B2:B200, A2:A200=ฟอร์ม!B2) ได้สินค้าเฉพาะหมวดที่เลือก
3. Dropdown หมวดใช้ Source =รายการ!$E$2# และ Dropdown สินค้าใช้ =รายการ!$F$2#

เครื่องหมาย # คืออ้างอิงผลลัพธ์ที่ล้น (Spill) ทั้งหมด วิธีนี้ไม่ต้องตั้งชื่อช่วงทีละหมวด แต่ใช้ได้กับแถวฟอร์มทีละแถว ถ้าต้องการหลายแถวที่เลือกหมวดต่างกัน แบบ INDIRECT จะเหมาะกว่า

ใช้ Data Validation ป้องกันข้อมูลผิดแบบอื่น

ต้องการ	Allow	ตั้งค่า
จำนวนเป็นจำนวนเต็ม 1–999	Whole number	between 1 and 999
ส่วนลดไม่เกิน 30%	Decimal	between 0 and 0.3
วันที่ต้องไม่เกินวันนี้	Date	less than or equal to =TODAY()
เลขบัตรประชาชน 13 หลัก	Text length	equal to 13
ห้ามกรอกรหัสซ้ำ	Custom	=COUNTIF($A:$A, A2)=1

ตั้งข้อความแนะนำและข้อความเตือน

• แท็บ Input Message แสดงคำแนะนำเมื่อคลิกเซลล์ เช่น "เลือกแผนกจากรายการ"
• แท็บ Error Alert กำหนดข้อความเมื่อกรอกผิด และเลือกระดับ Stop (ห้ามบันทึก), Warning (เตือนแต่ให้ยืนยันได้) หรือ Information (แจ้งเฉย ๆ)

ตรวจหาข้อมูลเก่าที่ผิดกฎ

Data Validation ไม่ตรวจข้อมูลที่กรอกไว้ก่อนตั้งกฎ และไม่กันการวางข้อมูลทับ (Paste) ให้ไปที่ Data > Data Validation > Circle Invalid Data Excel จะวงกลมสีแดงรอบเซลล์ที่ไม่ตรงกฎให้แก้ไข

คำถามที่พบบ่อย

ลบ Dropdown ออกอย่างไร

เลือกเซลล์ ไปที่ Data Validation แล้วกด Clear All

คัดลอก Dropdown ไปเซลล์อื่นได้ไหม

ได้ คัดลอกเซลล์ แล้วใช้ Paste Special > Validation เพื่อวางเฉพาะกฎโดยไม่ทับข้อมูลเดิม

Dropdown ค้นหาด้วยการพิมพ์ได้ไหม

Microsoft 365 และ Excel สำหรับเว็บรุ่นใหม่รองรับการพิมพ์ตัวอักษรแรกเพื่อกรองรายการใน Dropdown ได้ ส่วนเวอร์ชันเก่าต้องเลื่อนเลือกจากรายการ

สรุป

Dropdown List คือวิธีที่ง่ายและได้ผลที่สุดในการทำให้ข้อมูลสะอาดตั้งแต่ต้นทาง ใช้ Table เป็นแหล่งรายการเพื่อให้เพิ่มตัวเลือกได้เอง ใช้ INDIRECT หรือ FILTER ทำ Dropdown 2 ชั้น และเสริมด้วยกฎ Data Validation อื่น ๆ ข้อมูลที่สะอาดจะทำให้ Pivot Table และ SUMIFS ให้ตัวเลขที่ถูกต้อง

Data Validation, Conditional Formatting และการป้องกัน Worksheet อยู่ในหลักสูตรอบรม Excel Advance สำหรับองค์กรที่อยากให้ทีมสร้างฟอร์มกรอกข้อมูลมาตรฐานเดียวกัน ดูรายละเอียดอบรม Excel In-house